Centar za pomoć

Kada gost pošalje zahtev, sav dalji posao radite u kartici Rezervacije. Tu odobravate zahteve, gledate kalendar zauzetosti, unosite rezervacije koje su stigle telefonom i zatvarate datume kada jedinica nije za izdavanje.

1. Gde je kartica Rezervacije

U kontrolnoj tabli je poslednja u nizu kartica. Na širokom ekranu vidite naziv Rezervacije, a na telefonu samo ikonicu kalendara - potražite je krajnje desno.

Kartica sadrži, odozgo nadole:

• Zahtevi na čekanju
• Spisak vaših smeštajnih jedinica
• Mesečni kalendar zauzetosti za izabranu jedinicu
• Filtere po statusu i spiskove Nadolazeće i Prošle
• Dugmad „Nova jedinica", „Izmeni jedinicu", „Sinhronizuj sada" i „Obaveštenja"

2. Zahtevi na čekanju

Žuta kartica na vrhu skuplja sve nove zahteve sa svih jedinica, najnoviji prvi. Klikom na „Otvori" vidite datume, broj noćenja, ime gosta, email, telefon, broj odraslih, dece i beba, procenjeni iznos i poruku koju je gost napisao.

Zahtevi vam paralelno stižu i na email, pa možete odgovoriti gostu i pre nego što otvorite kontrolnu tablu - dovoljno je da u mejlu kliknete Odgovori.

3. Šta radi koje dugme

• Potvrdi - rezervacija postaje potvrđena, datumi se odmah zatvaraju, gost dobija email sa potvrdom, a rezervacija ulazi u kalendar koji izvozite na Airbnb i Booking.
• Odbij - gost dobija email da datumi nisu odobreni. Datumi ostaju slobodni.
• Otkaži rezervaciju - za već potvrđenu rezervaciju. Datumi se oslobađaju, gost dobija obaveštenje.
• Vrati na čekanje - poništava vašu odluku i vraća zahtev u red. Datumi se ponovo oslobađaju, a gostu ne ide nikakav email. Ovo je ispravka pogrešnog klika.
• Obriši - traži potvrdu u dva koraka i briše zapis zauvek. Za obične otkaze radije koristite Otkaži rezervaciju, da vam trag ostane u istoriji.

4. Zahtev na čekanju ne zauzima datume

Ako vam stignu dva zahteva za isti termin, važi onaj koji prvi potvrdite. Kada zatim pokušate da potvrdite i drugi, dobićete poruku „Ovi datumi se preklapaju sa postojećom potvrđenom rezervacijom." - to nije greška u sistemu nego zaštita. Drugi zahtev tada odbijte i pošaljite gostu kratko objašnjenje.

Zaključak: na zahteve odgovarajte što pre. Dok stoje, datumi su i dalje u prodaji.

5. Zahtevi koji isteknu sami

Ako na zahtev ne odgovorite, posle podešenog roka (podrazumevano 7 dana) on automatski prelazi u otkazane, a gost dobija obaveštenje da zahtev više ne važi. Rok menjate u prozoru „Obaveštenja", u rasponu od 3 do 14 dana. Ako zahtev čeka duže od 48 sati, dobićete podsetnik na email - jednom po zahtevu.

6. Kalendar zauzetosti

Ispod spiska jedinica je mesečni kalendar izabrane jedinice. Na širem ekranu prikazuju se dva meseca odjednom, nedelja počinje ponedeljkom. Trake preko dana pokazuju rezervacije, a legenda ispod objašnjava boje:

• Potvrđena - datumi su zauzeti
• Zahtev na čekanju - prikazuje se, ali ne zauzima
• Blokirano - ručno zatvoreni datumi
• Razmak između rezervacija - šrafirani dani za čišćenje i pripremu

Klik na zauzet dan otvara tu rezervaciju. Klik na slobodan dan počinje izbor perioda.

7. Ručni unos i blokiranje datuma

Izaberite period u kalendaru - prvi klik je dan dolaska, drugi klik je poslednja noć, a odjava se računa sutradan ujutru. Klik na 10. i zatim na 12. avgust znači tri noći, sa odlaskom 13. avgusta. Kada je period izabran, pojavljuju se dva dugmeta:

• „Blokiraj datume" - zatvara period bez podataka o gostu. U kalendaru se prikazuje kao Blokirano. Koristite za sopstveni boravak, renoviranje ili pauzu.
• „Nova rezervacija" - za rezervaciju dogovorenu telefonom ili porukom. Obavezno je samo ime gosta, a možete dodati telefon, email, broj gostiju, iznos i napomenu.

Oba unosa se odmah snimaju kao potvrđena i odmah zatvaraju datume.

8. Uvezene rezervacije sa Airbnb-a i Booking-a

Rezervacije koje stignu sinhronizacijom kalendara prepoznajete po izvoru na kartici rezervacije. One blokiraju vaše datume, ali se ovde ne mogu menjati - stoji napomena „Uvezena rezervacija: menja se na Airbnb/Booking strani, promene stižu sinhronizacijom."

Razlog je jednostavan: te rezervacije pripadaju drugoj platformi i tamo se otkazuju ili menjaju. Flowbio preuzima samo zauzete datume, pa podaci o gostu mogu biti nepotpuni ili ih uopšte nema.

9. Pregled „Sve jedinice"

Ako imate dve ili više jedinica, iznad kalendara se pojavljuje prekidač „Po jedinici" / „Sve jedinice". Drugi pogled je tabela u kojoj su redovi jedinice, a kolone dani:

• Crna traka - potvrđena rezervacija
• Žuta traka - zahtev na čekanju
• Sivo šrafirano - blokirani datumi

Strelicama pomerate prozor za sedam dana, dugme „Danas" vas vraća na tekući datum. Klik na traku otvara rezervaciju, klik na prazan dan bira datume za tu jedinicu. Ovo je najbrži način da vidite gde imate rupe u sezoni.

10. Filteri, Nadolazeće i Prošle

Ispod kalendara su čipovi za filtriranje - Sve, Na čekanju, Potvrđene, Odbijene, Otkazane - i dva spiska: Nadolazeće za buduće boravke i Prošle za istoriju. Klik na bilo koji red otvara detalje rezervacije.

11. Posle svake potvrde

Ako paralelno izdajete preko Airbnb-a ili Booking-a, čim potvrdite direktnu rezervaciju otvorite te platforme i pokrenite ručno povlačenje kalendara. One vaše nove datume ne vide odmah, pa je to jedini način da rizik od dvostruke rezervacije svedete na najmanju meru.