Centar za pomoć

Izaberite temu ili pogledajte vodiče ispod.

Upravljanje terminima

Potvrda zahteva, ručni upis, blokiranje vremena za odmor i pomeranje termina u tabu Termini.

Svi termini - oni koje klijenti zakažu sa stranice i oni koje vi upišete - stoje u tabu Termini. Odatle ih potvrđujete, pomerate, otkazujete i blokirate vreme kad ne radite.

Poslednja izmena:

1. Kako izgleda tab Termini

Gore je zaglavlje dana: strelice za prethodni i sledeći dan, dugme Danas, broj zakazanih termina i, ako ih ima, oznaka koliko zahteva čeka vaš odgovor. Tu su i polje „Traži klijenta" i dugme Podešavanja.

Ispod je po jedna kartica za svaku osobu iz osoblja. U svakoj kartici su:

  • Mesečni kalendar te osobe - uz svaki dan su brojevi u boji: zeleno su potvrđeni termini, žuto zahtevi koji čekaju, sivo blokirano vreme.
  • Dnevni raspored - traka kroz ceo dan. Radno vreme je belo, ostalo sivo, a termini su upisani na svojim mestima.
  • Legenda - „slobodno", „zakazano", „čeka odgovor", „ne radi".
Tab Termini sa zaglavljem dana i karticom osobe sa mesečnim kalendarom i dnevnim rasporedom

Pravilo je jednostavno: kliknite na slobodno vreme da upišete termin, ili na termin da ga otvorite.

2. Zahtevi koji čekaju

Ako niste uključili „Potvrdi termine odmah", svaki termin sa stranice stiže kao zahtev sa statusom Na čekanju. Kliknite na njega - otvoriće se prozor sa uslugom, osobom, imenom klijenta, telefonom, emailom i porukom. Na dnu su dva dugmeta:

  • Potvrdi - termin postaje potvrđen, a klijent dobija mejl sa potvrdom.
  • Odbij - termin je odbijen, vreme se oslobađa, a klijent dobija mejl.
Prozor sa detaljima zahteva za termin i dugmadima Potvrdi i Odbij

Zahtev drži vreme dok ne odgovorite. Čim klijent pošalje zahtev, to vreme nestaje sa vaše stranice i niko drugi ne može da ga uzme. Zahtev ne ističe sam - ako ga zaboravite, vreme ostaje zauzeto. Zato odgovarajte što pre, ili uključite automatsku potvrdu.

Zahtev koji čeka ne može da se obriše - klijent mora da dobije odgovor, pa ga prvo potvrdite ili odbijte.

3. Otkazivanje potvrđenog termina

Ako potvrđen termin sa stranice više ne može da se održi, otvorite ga i kliknite Otkaži. Vreme se oslobađa, a klijent dobija mejl. Dobro je da ga uz to i pozovete, jer je telefon upisan u terminu.

Kad klijent sam otkaže preko linka iz mejla, vama stiže mejl, a termin prelazi među otkazane.

4. Upis termina dogovorenog telefonom

Klijenti vas i dalje zovu ili pišu na Instagramu. Da biste te termine videli na istom mestu i da ih stranica ne bi ponudila nekom drugom, upišite ih ručno:

  1. Kliknite na slobodno vreme u rasporedu osobe. Otvara se prozor „Nov termin".
  2. U tabu Termin izaberite osobu i jednu ili više usluga - kraj termina se računa sam.
  3. Upišite Ime klijenta, a po želji i Telefon i Napomenu.
  4. Sačuvajte - pojavi se poruka „Termin je upisan."
Prozor Nov termin sa tabom Termin, izborom osobe i usluge i imenom klijenta

Ručno upisan termin je odmah potvrđen, a klijentu se ne šalje mejl - ni potvrda ni podsetnik. Ručni upis je dozvoljen i van radnog vremena, npr. kad nekoga primite posle zatvaranja. Ne može samo preko termina koji već postoji.

5. Kad ne radite: odmor, slobodan dan, lekar

Radno vreme u podešavanjima je vaša uobičajena nedelja. Za izuzetke koristite blokiranje vremena:

  1. Kliknite na slobodno vreme osobe i u prozoru „Nov termin" izaberite tab „Kad ne radim".
  2. Izaberite Od datuma i Do datuma. Za jedan dan su oba ista.
  3. Uključite „Ceo dan", ili upišite vreme Od i Do ako odsustvujete samo deo dana.
  4. Sačuvajte. To vreme nestaje sa vaše stranice, pa klijent ne može da zakaže u njemu.
Tab Kad ne radim sa datumima od-do i prekidačem Ceo dan

Dani koje osoba ionako ne radi se preskaču. Blokiranje ne može da se preklopi sa već zakazanim terminom - te termine prvo rešite.

Blokirano vreme se u rasporedu vidi kao „Blokirano". Kliknite na njega i izaberite Oslobodi da ga uklonite, ili „Obriši ceo period" ako ste blokirali više dana odjednom.

6. Pomeranje termina

Termin možete da prevučete gore ili dole u rasporedu i tako ga pomerite na drugo vreme istog dana, kod iste osobe. Pojavi se poruka „Termin je pomeren na ..." sa novim vremenom, a ako je termin zakazan preko stranice, klijent dobija mejl sa novim vremenom.

Na drugi dan ili kod druge osobe termin se ne pomera prevlačenjem. Tada otkažite stari termin i upišite novi, ili zamolite klijenta da sam zakaže novi.

7. Traženje klijenta

U polje „Traži klijenta" upišite bar dva slova imena, deo broja telefona ili emaila. Dobijate spisak termina tog klijenta, od najnovijeg ka starijem. Korisno kad klijent zove i pita „kad sam ono zakazao".

8. Odbijeni, otkazani i brisanje

Ispod rasporeda svake osobe je spisak „Odbijeni i otkazani" za taj dan. Oni ne zauzimaju vreme, ali ostaju zabeleženi.

  • Odbijen ili otkazan termin možete da obrišete.
  • Ručno upisan termin se briše direktno, bez mejla.
  • Potvrđen termin sa stranice se ne briše nego otkazuje, da bi klijent dobio obaveštenje.

9. Statusi na jednom mestu

Status Značenje Zauzima vreme
Na čekanju Klijent je poslao zahtev, čeka vaš odgovor da
Potvrđen Termin važi da
Odbijen Vi ste odbili zahtev ne
Otkazan Otkazali ste vi ili klijent ne
Blokirano Vreme kada ne radite da

U prozoru svakog termina piše i kako je nastao: „Zakazao posetilac", „Upisali ste ručno" ili „Blokirano vreme".

Povezani članci

Blok Zakazivanje termina i kako klijent zakazuje Email obaveštenja za termine Usluge, osoblje i radno vreme